Bij een uitvaart is het gebruikelijk dat de genodigden de nabestaanden condoleren. Vaak ontstaat er organisch een rij van mensen tijdens of na de dienst. Niet iedereen vindt dit echter fijn. Maar hoe kunt u zo’n formele rij voorkomen en zorgen voor een informeel samenzijn, waar gepraat, gelachen en gehuild kan worden? Wij delen een aantal tips voor het aansturen van een informele condoleance.
Vermeld het in de uitnodiging
Laat de gasten van tevoren weten hoe de invulling van de uitvaart er in grote lijnen uit zal zien. Laat hen ook vooral weten wat u fijn vindt. U hoeft niet direct te zeggen dat u niet wilt dat er een rij ontstaat, maar geef in de rouwkaart bijvoorbeeld aan dat iedereen welkom is voor een hapje en drankje ná de dienst voor een informeel samenzijn. U kunt ook vermelden dat iedereen welkom is na de dienst voor een hapje en een drankje en het delen van herinneringen. Dit kan bijvoorbeeld ook op een andere locatie dan bij het uitvaartcentrum, of het crematorium. De kans is groot dat u hiermee de formele sfeer van de plechtigheid wegneemt. Het is voor uw gasten dan ook makkelijker om met elkaar te praten en u kunt eventueel zelf naar de gasten toe lopen.
Bij binnenkomst
Laat het de genodigden weten voordat ze de zaal van de uitvaart betreden. Als u de mensen verwelkomt, geef dan gelijk aan wat de bedoeling is na de ceremonie. Geef aan dat u alle condoleances waardeert, maar dat u liever geen rij wilt creëren in de zaal. Natuurlijk kunt u deze taak aan de uitvaartondernemer en/of de werknemers van het uitvaartcentrum op de locatie laten uitvoeren. Zij kunnen bij binnenkomst korte instructies geven. De uitvaartondernemer kan dit ook doen bij het einde van de dienst tijdens de praktische mededelingen. Hij / zij vermeldt dan vriendelijk wat de wensen van de nabestaanden zijn met betrekking tot de condoleance. Of laat een mooi opgemaakt bord plaatsen bij de ingang waar dit netjes op vermeld staat.
Bepaal de sfeer van tevoren
Geef van tevoren aan wat voor sfeer u wilt hebben bij de uitvaart. Spreek dit bijvoorbeeld af met het uitvaartcentrum en met degene die de uitvaart begeleidt. Zorg ervoor dat zij weten dat u geen formele condoleance wilt en bespreek al uw wensen en voorkeuren. Vraag bijvoorbeeld om de gasten na de ceremonie direct te begeleiden naar de condoleanceruimte. Hierbij kunt u aangeven dat er straks een moment komt waarop er tijd is voor de gasten om de nabestaanden te condoleren.
Een schriftelijke condoleance
Bij een schriftelijke condoleance denken veel mensen meteen aan een condoleanceboek. Hoewel dit een goed idee is, kan dit ook zorgen voor een rij. Een goed alternatief hiervoor zijn losse kaartjes, voor bijvoorbeeld een mand vol herinneringen. Zo kan iedere gast op zijn eigen plek in alle rust iets opschrijven, waardoor er geen rij ontstaat. Na de uitvaart kunt u de kaartjes bundelen tot een condoleance boek of bij elkaar houden in de mand. U kunt ook een gedenkpagina aanmaken en de url of QR code naar deze pagina op de rouwkaart zetten. Zo kan iedereen die dat wil online medeleven betuigen en hier alle tijd voor nemen. De online teksten en foto’s kunt u samenvoegen tot een online condoleance boek, maar u kunt er ook voor kiezen om het te laten drukken in boekvorm. Zo heeft u alsnog een fysiek condoleance boek.
